Os dados são o recurso mais valioso de uma organização, mas como combater a proliferação de dados em seu negócio?

Ele permite que os proprietários de negócios tomem decisões informadas, entendam sua base de clientes e otimizem processos. Mas o gerenciamento de dados está se tornando cada vez mais difícil, saiba quais são os desafios a serem superados neste âmbito.

O que é a proliferação de dados?

A proliferação de dados se refere ao fenômeno gerado pela quantidade e variedade surpreendentes de dados criados pelas organizações todos os dias. Este fenômeno se tornou incontrolável devido a diversos fatores.

Para começar, podemos citar a grande ampliação do uso de aplicativos em nuvem, a variedade de softwares corporativos, aplicativos móveis, sistemas de armazenamento e formatos de dados dos quais cada empresa depende. Tudo isso faz com que os dados de um negócio:

  • Ficassem armazenados em uma variedade de sistemas em sua rede e na nuvem, bem como nos dispositivos pessoais dos funcionários;
  • Ficassem isolados, de modo que os mesmos dados sejam duplicados em vários sistemas, com base na formatação, departamento, geografia ou alguma combinação deles;
  • Fossem copiados pelos funcionários em seus próprios dispositivos para superar as limitações de segurança ou de rede;
  • Fossem movidos e duplicados por funcionários entre diferentes aplicativos em nuvem.

Os problemas gerados pela proliferação de dados

É fácil imaginar os problemas gerados pela proliferação de dados — mas vamos considerar um exemplo. Você pode ter informações financeiras armazenadas em um banco de dados contábil (ERP) enquanto os dados de seus clientes estão em uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). 

Se precisar gerar insights a partir desses dados, terá que cruzar manualmente as duas fontes de informações, o que pode levar a erros e decisões mal informadas. Também há muito tempo e dinheiro associados ao gerenciamento de silos de informações dispersas, sem mencionar o esforço desperdiçado envolvido quando os dados são duplicados porque os funcionários não sabem que os dados específicos de que precisam já existem no sistema.

 

A maior preocupação com a proliferação de dados, no entanto, é a segurança da informação. É muito mais difícil controlar os dados quando estão espalhados por seus departamentos. Até onde você sabe, os funcionários podem estar lidando com os dados de forma descuidada ou usuários não autorizados podem ter acesso aos seus registros mais confidenciais. Isso coloca sua empresa em risco de não conformidade com regulamentos sobre o tratamento de dados, como a LGPD. 

Além disso, todo sistema que tem acesso a dados importantes pode se tornar um alvo potencial para ataques cibernéticos. Isso significa que você precisa implementar medidas de segurança mais fortes para redes, dispositivos, aplicativos e os próprios dados.

Como combater a proliferação de dados

Aqui estão algumas etapas fáceis que sua empresa pode seguir para gerenciar a proliferação de dados:

1. Mova seus dados para a nuvem

Assuma o controle de seus dados (novos ou antigos) movendo-os para a nuvem. Não importa quantos dispositivos seus funcionários usam para criar dados, desde que tudo acabe no mesmo lugar. O armazenamento em nuvem é uma solução que permite exatamente isso: armazenar os mesmos dados, a partir de vários dispositivos, em um só lugar. Além disso, os dados em nuvem são muito mais fáceis de acessar, pois você pode fazer isso pela internet.

2. Use uma solução de nuvem corporativa dedicada

As soluções empresariais de sincronização e compartilhamento de arquivos são feitas pensando nas necessidades de uma empresa, essas soluções podem ser uma ferramenta poderosa para gerenciar a proliferação de dados graças às suas camadas de metadados personalizáveis. 

Elas permitem atribuir informações extras a um arquivo ou pasta, como informações de contrato, descrições do conteúdo de uma imagem ou vídeo, a localização geográfica de um projeto ou praticamente qualquer coisa que você desejar. Como resultado, as camadas podem facilitar a busca de arquivos.

3. Integre aplicativos em seu armazenamento em nuvem

Mencionamos que cada aplicativo acaba criando mais e mais conteúdo. E se todos esses aplicativos pudessem produzir esses dados no mesmo lugar? Os serviços em nuvem também podem ajudar com isso, fornecendo integrações com aplicativos, sejam softwares de escritório ou ferramentas de colaboração online.

4. Forneça aos funcionários as ferramentas e o acesso de que precisam

Isso é especialmente verdadeiro para organizações que dependem de trabalho remoto e que adotem um sistema BYOD (Bring Your Own Device). Sua equipe deve receber treinamento adequado para trabalho remoto, pois isso cria vulnerabilidades diferentes do trabalho no escritório. Além disso, você deve fornecer a eles software de proteção de dados, para fechar quaisquer lacunas na segurança e criar um ambiente seguro.

Também é uma boa ideia ter políticas decentes de gerenciamento de acesso em vigor para garantir que os funcionários não vazem dados ou os manuseiem de maneira incorreta. A prática recomendada para o gerenciamento de acesso seria não dar aos trabalhadores mais acesso do que o necessário para fazer seu trabalho com eficiência.

5. Implementar o gerenciamento adequado do ciclo de vida

Uma grande parte da prevenção contra perda de informações é gerenciar o ciclo de vida de seus dados. Simplificando, os arquivos nos quais você está trabalhando atualmente devem estar acessíveis a qualquer pessoa que trabalhe neles. Então, após a conclusão do projeto, guarde os arquivos por vários meses, caso precise deles. Depois de alguns meses, você pode arquivá-los com segurança em um sistema de armazenamento frio.

É importante que sua empresa não deixe a proliferação de dados se tornar um problema incontrolável. Por isso, tome essas medidas de precaução e mantenha os custos de armazenamento gerenciados!

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