Você precisa e sabe onde estão tantos dados?

Em média, 69% dos dados de uma empresa não precisam ser armazenados. Já 1% precisam ser guardados por questões legais, 5% por razões regulatórias e 25% por valor estratégico. As afirmações são de uma pesquisa do CGOC – Compliance, Governance and Oversight Council e permitem avaliar a prática de estocar arquivos corporativos – e os riscos que ela pode trazer.

Com a efervescência de dados atual, em que as fontes são múltiplas e o conteúdo gerado chega ao limite da poluição informacional, não é incomum que materiais acabem sendo produzidos, armazenados e, posteriormente, esquecidos.

O que pode parecer inofensivo, na verdade, não é: esta massa esquecida, chamada de “dark data” pode colocar a empresa à mercê de situações arriscadas. Riscos à governança são um primeiro exemplo. Se a empresa for de um setor sobre o qual incidam regulamentações, perder a vista sobre arquivos e documentos pode ser crítico e resultar em perdas de conformidade, o que resultará em irregularidades que, com certeza, cobrarão seu preço legal, fiscal ou financeiro.

Por falar em custo legal, o conteúdo armazenado e não gerenciado pode trazer riscos diretos a esta área. Informações pessoais de colaboradores ou clientes, por exemplo, se caírem no dark data poderão resultar em litígio. O sigilo, o respeito à privacidade, políticas de gestão destes dados são imprescindíveis para assegurar que sejam vistos apenas por quem os controla, com responsabilidade sobre os arquivos e sua utilização.

Além dos custos trazidos por possíveis problemas de conformidade ou implicações legais, os dados armazenados e esquecidos também oneram as empresas em itens básicos, como a capacidade de armazenamento. Informações redundantes, arquivos desnecessários, conteúdo excessivo e sem função real para o negócio nada mais são do que exageros na rede e nos sistemas, pesando na infraestrutura e prejudicando o desempenho de aplicações realmente necessárias.

A solução, felizmente, é bem simples. Ferramentas para gestão de dados, incluindo sistemas de segurança da informação, que permitem delinear políticas de acesso e geração de conteúdo nas redes corporativas, aumentam o controle e evitam que informações caiam no “limbo” empresarial. Ferramentas de MDM (Mobile Devices Management) também são uma boa pedida para evitar que o BYOD e práticas afins entulhem as redes das companhias com um turbilhão de dados descontrolados.

E, é claro, infraestrutura. Apostar em uma rede bem equipada, com soluções que garantam desempenho, performance e elasticidade é garantir que as operações se mantenham ativas mesmo com um alto tráfego de informações.

Cuidado com o dark data. Olho vivo nunca é demais.

Fontes:

http://www.r1soft.com/blog/dark-data-what-is-it-and-why-should-i-care

http://www.gartner.com/it-glossary/dark-data

http://searchdatamanagement.techtarget.com/definition/dark-data

http://hpe.itforum365.com.br/noticias/detalhe/118791/dark-data-risco-e-alto-custo-para-as-empresas